Verfahrensordnung nach § 8 Abs. 2 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
Stand 23.12.2022
1. Zweck und Anwendungsbereich
Das Beschwerdeverfahren der Alliance Healthcare Deutschland GmbH (im folgenden „das Unternehmen“) ermöglicht Personen, unter anderem auf menschenrechtliche und umwelt- bezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln eines Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich, eines unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferers entstanden sind.
Kommt es zu Verstößen, haben sowohl Mitarbeitende als auch externe Dritte die Möglichkeit, sich an die unternehmensinterne Beschwerdestelle zu richten. Der Link zum vertraulichen Meldesystem als auch diese Verfahrensbeschreibung zum Beschwerdeverfahren sind auf der Internetseite Soziale Verantwortung öffentlich zugänglich.
2. Ablauf des Beschwerdeverfahrens
2.1 Allgemeines
Mit dem vertraulichen Meldesystem bietet das Unternehmen Mitarbeitern und externen Stakeholdern im Sinne des LkSG die Möglichkeit, potenzielle Verstöße gegen Gesetze und Unternehmensgrundsätze vertraulich und sicher zu melden. Für Beschwerden nach dem LkSG wurden die Kategorien „Ungerechte Beschäftigungspraktiken“ und „Umweltschutz und Sicherheit“, eingerichtet.
Das vertrauliche Meldesystem ist jederzeit und ortsunabhängig verfügbar. Die Beschwerde kann über www.ichhabewaszumelden.de oder telefonisch unter 0800-1809032 erfolgen.
2.2 Melde- und Bearbeitungsvorgang
Die Meldungen werden auf einem gesicherten Server gespeichert um die Vertraulichkeit sowie die Anonymität zu gewährleisten. Der Hinweisgeber erhält eine Eingangsbestätigung und eine Identifikationsnummer, unter der der Vorgang bearbeitet wird.
Jede Meldung wird an den Chief Compliance Officer des Unternehmens weitergeleitet. Enthält die Meldung nicht genügend Informationen um den Hinweis untersuchen zu können, wird der Hinweisgeber über eine Mitteilung an das vertrauliche Meldesystem gebeten, weitere Informationen zu geben. Die Untersuchung wird vom Chief Compliance Officer geleitet, welcher sorgfältig, unabhängig, weisungsfrei und unvoreingenommen die Aufklärung des Sachverhalts durchführt.
Die Untersuchung wird stets absolut vertraulich behandelt und durchgeführt. Es werden nur Personen einbezogen, die einbezogen werden müssen. Der Chief Compliance Officer kann vertrauliche Gespräche mit Mitarbeitern, Auftragnehmern oder anderen Personen führen, die er für die Untersuchung für relevant hält.
2.3 Verantwortlichkeit für die Untersuchung
Der Chief Compliance Officer ist dafür verantwortlich, dass die gemeldeten Verstöße ordnungsgemäß untersucht sowie erledigt werden und leitet bei Bedarf die dazu erforderlichen Maßnahmen ein. Er ist weisungsunabhängig, unvoreingenommen und zu unparteiischem
Handeln sowie Verschwiegenheit verpflichtet.
2.4 Entscheidung und Rückmeldung
Der Hinweisgeber kann sich jederzeit über den Sachstand informieren. Dieser erhält spätestens drei Monate nach Meldungseingang eine Rückmeldung an das vertrauliche Meldesystem über das Ergebnis.
3. Schutz der hinweisgebenden Person
Der Hinweisgeber ist grundsätzlich vor diskriminierenden oder disziplinarischen Maßnahmen geschützt. Jede gegen sie gerichtete Vergeltungshandlung wird nicht toleriert. Es ist im Unternehmensinteresse Missstände aufzudecken und abzustellen.
4. Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird einmal im Jahr sowie anlassbezogen überprüft, beispielsweise wenn das Unternehmen mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder beim unmittelbaren Zulieferer rechnen muss, etwa durch die Einführung neuer Produkte, Projekte oder eines neuen Geschäftsfeldes.